Au-delà de la prise de notes et de la gestion de projets, sa flexibilité en fait un candidat surprenant mais puissant pour une fonction essentielle : la gestion de la relation client (CRM). Pour les indépendants, les startups et les petites équipes, construire un CRM sur mesure dans Notion peut être une alternative économique et parfaitement adaptée à des processus uniques.
Cet article explore en profondeur comment transformer votre espace de travail Notion en un système CRM fonctionnel. Nous verrons comment structurer vos bases de données, optimiser vos flux de travail et quand il est judicieux de l'adopter ou de se tourner vers une solution spécialisée.
Pourquoi utiliser Notion comme CRM ?
Avant de plonger dans la configuration technique, il est important de comprendre les avantages et les limites de cette approche.
Les principaux atouts de Notion pour la gestion client sont :
- La flexibilité totale : Contrairement aux CRM rigides, Notion vous permet de construire un système qui correspond exactement à votre processus de vente ou de suivi. Vous ne payez pas pour des fonctionnalités que vous n'utilisez pas.
- Le coût : Les plans de Notion sont nettement plus abordables que les abonnements à des CRM dédiés comme Salesforce ou HubSpot, dont les coûts peuvent rapidement grimper.
- La centralisation : Si votre équipe utilise déjà Notion pour la gestion de projets, la documentation ou comme wiki interne, intégrer le CRM dans le même outil centralise l'information et simplifie les flux de travail.
Cependant, il existe des contreparties importantes :
- Pas d'intégration email native : C'est le plus grand inconvénient. Notion ne peut pas se synchroniser automatiquement avec votre boîte de réception pour enregistrer les échanges, une fonction standard dans la plupart des CRM.
- Reporting limité : Les capacités d'analyse et de reporting sont basiques comparées aux tableaux de bord sophistiqués des outils spécialisés.
- Automatisation moins poussée : Bien que Notion propose des automatisations et s'intègre avec des outils comme Zapier ou Make, la mise en place de flux complexes demande plus d'efforts.
L'architecture de base d'un CRM dans Notion
Un CRM efficace sur Notion repose sur une structure de bases de données interconnectées. L'approche la plus courante et la plus robuste consiste à utiliser trois bases de données principales.
1. La base de données des contacts
C'est le cœur de votre système. Chaque entrée correspond à une personne.
Créez une base de données avec les propriétés suivantes :
- Nom (Propriété Titre) : Le nom complet du contact.
- Email (Propriété Email) : L'adresse email du contact.
- Téléphone (Propriété Téléphone) : Son numéro de téléphone.
- Entreprise (Propriété Relation) : Un lien vers votre base de données "Entreprises".
- Statut (Propriété Sélection) : Définit où se trouve le contact dans votre pipeline (ex: Prospect, En négociation, Client, Ancien client).
- Date du dernier contact (Propriété Date) : Pour savoir quand vous avez échangé pour la dernière fois.
- Prochain suivi (Propriété Date) : Pour planifier votre prochaine action.
- Priorité (Propriété Sélection) : Pour hiérarchiser vos efforts (Haute, Moyenne, Basse).
2. La base de données des entreprises
Cette base de données regroupe les informations sur les organisations avec lesquelles vous travaillez.
Propriétés recommandées :
- Nom de l'entreprise (Propriété Titre).
- Site web (Propriété URL).
- Secteur d'activité (Propriété Sélection multiple).
- Contacts (Propriété Relation) : Liée à la base "Contacts" pour voir toutes les personnes associées à cette entreprise.
- Valeur totale des contrats (Propriété Rollup) : Pour agréger la valeur des opportunités liées.
3. La base de données des interactions
Ici, vous documenterez chaque point de contact significatif : appels, réunions, emails importants.
Propriétés à inclure :
- Sujet (Propriété Titre) : Ex: "Appel de découverte - Projet Alpha".
- Date (Propriété Date).
- Type d'interaction (Propriété Sélection) : Appel, Email, Réunion, LinkedIn.
- Contact(s) associé(s) (Propriété Relation) : Liée à votre base "Contacts".
- Notes : Le corps de la page Notion sert à prendre des notes détaillées sur l'échange.
L'utilisation de relations entre ces bases de données est ce qui donne sa puissance au système. Sur la page d'une entreprise, vous pourrez voir d'un coup d'œil tous les contacts et toutes les interactions passées, créant une vue à 360 degrés.
Optimiser votre flux de travail avec les vues
Une fois vos données structurées, la magie de Notion opère grâce aux vues. Une seule base de données peut être visualisée de multiples façons pour répondre à des besoins différents.
Le pipeline de vente en vue Kanban
La vue la plus intuitive pour un CRM est la vue "Tableau" (Kanban). Appliquez cette vue à votre base de données "Contacts" et groupez les entrées par la propriété "Statut". Vous obtiendrez des colonnes représentant chaque étape de votre pipeline de vente.
Vous pouvez ainsi faire glisser et déposer un contact d'une colonne à l'autre à mesure que la relation progresse, de "Prospect" à "Client".
Le calendrier des suivis
Créez une vue "Calendrier" sur votre base de données "Contacts", basée sur la propriété "Prochain suivi". Cela vous donne un aperçu visuel immédiat de toutes les actions de suivi que vous devez réaliser chaque jour, semaine ou mois. Plus aucune opportunité ne passera entre les mailles du filet.
La liste des contacts à relancer
Créez une vue "Table" filtrée pour ne montrer que les contacts qui nécessitent votre attention. Par exemple, vous pouvez configurer des filtres pour afficher :
- Les contacts dont le "Prochain suivi" est aujourd'hui ou dans le passé.
- Les clients dont la "Date du dernier contact" remonte à plus de 90 jours.
Cette vue devient votre tableau de bord d'actions quotidiennes.
Personnalisation avancée pour plus d'efficacité
Pour aller plus loin, Notion offre des outils de personnalisation qui peuvent automatiser une partie de votre travail.
Les modèles de base de données
Créez des modèles pour standardiser la création de nouvelles entrées. Par exemple, un modèle pour une "Nouvelle réunion" dans votre base "Interactions" peut inclure une structure pré-remplie avec des sections comme :
- Ordre du jour
- Participants
- Notes de la réunion
- Actions à suivre
Cela garantit que toutes les informations importantes sont capturées de manière cohérente par toute l'équipe.
Les formules pour des indicateurs clés
La propriété "Formule" de Notion vous permet de créer des calculs simples. Une formule très utile pour un CRM est de calculer le nombre de jours depuis le dernier contact :
dateBetween(now(), prop("Date du dernier contact"), "days")
Cette formule affichera un nombre qui vous permettra de trier et filtrer rapidement les contacts "froids" que vous devez relancer.
Notion vs les CRM dédiés : Lequel choisir ?
Le choix dépend entièrement de votre contexte. Notion est un excellent choix si :
- Vous êtes freelance, une très petite entreprise ou une startup.
- Votre budget logiciel est limité.
- Votre processus de vente est unique et ne rentre pas dans les moules des CRM standards.
- Vous voulez un outil tout-en-un pour éviter de jongler entre plusieurs applications.
Envisagez un CRM dédié (comme HubSpot, Pipedrive ou Salesforce) si :
- Votre équipe de vente compte plus de 5 à 10 personnes.
- L'intégration email et le suivi automatisé des communications sont non négociables.
- Vous avez besoin de rapports de vente et de prévisions de revenus détaillés.
- Vous gérez des milliers de contacts et la performance est une priorité.
Pour vous aider à décider, voici un tableau comparatif simple.
Mettre en place votre CRM : Guide rapide en 5 étapes
- Définissez votre processus : Listez les étapes de votre cycle de vente ou de gestion client. Quels sont les statuts clés ? Quelles informations sont essentielles ?
- Créez les 3 bases de données : Mettez en place les bases "Contacts", "Entreprises" et "Interactions" avec les propriétés de base.
- Établissez les relations : Liez les bases de données entre elles à l'aide de la propriété "Relation". C'est l'étape la plus importante pour connecter vos données.
- Configurez vos vues : Créez au minimum une vue Kanban pour votre pipeline et une vue Calendrier pour vos suivis.
- Importez vos contacts : Commencez par importer une petite partie de vos contacts existants pour tester le système avant de tout migrer.
Construire un CRM dans Notion est un investissement en temps initial, mais le résultat est un outil parfaitement adapté à vos besoins, qui peut évoluer avec votre activité. C'est une solution qui incarne la philosophie de Notion : vous donner les briques pour construire les outils dont vous avez vraiment besoin.
